Data Capture gegevens kunnen handmatig worden vastgelegd door de ECM-systemen van: Papieren documenten die ofwel kunnen worden gescand voor hun foto's, of voor essentiële informatie binnen de inhoud van het document dat moet worden omgezet in een elektronische data-entry vormen Electronic office documenten, zoals correspondentie, spreadsheets, presentaties, enzovoort oorspronkelijk gemaakt in elektronische vorm e-mails verzonden of ontvangen Multimedia objecten zoals audio of video-inhoud, animatie en interactiviteit Microfilm Gegevens kunnen ook geregeld worden om automatisch worden vastgelegd van EDI of XML-documenten, ERP-toepassingen, en andere line-of-business applicaties, zoals boekhouding of CAD.
Geautomatiseerde interfaces kunnen worden gebouwd met deze bronnen. Voorlopige Processing Gescande documenten en digitale faxen zijn niet leesbare tekst. Om te zetten in machine-leesbare karakters worden verschillende technieken gebruikt karakterherkenning. Op dit moment, deze omvatten: Optical Character Recognition - OCR - gebruikt om getypte document afbeeldingen om te zetten in tekstdocumenten leesbaar en bewerkbare tekens Handgeschreven Character Recognition - HCR - gebruikt om handschrift of letters omzetten in tekst karakters.
De technologie is nog niet geperfectioneerd Optical Mark Recognition - OMR - gebruiken om markeringen in vakjes en andere vooraf gedefinieerde velden in formulieren, etc. gestandaardiseerde barcodes lezen, waardoor de extractie van informatie met behulp van barcodelezers Zowel OCR en HCR zijn voortdurend verbeterd met behulp kunstmatige intelligentie functies, zoals vergelijking, logica en literatuurlijsten.
Document-imaging technieken helpen bij het verbeteren van de kwaliteit van gescande beelden door het verbeteren van de leesbaarheid en het aanpassen van beelden die zijn vastgelegd in een lastige hoek. ECM kunnen gegevens die zijn vastgelegd door middel van externe formulieren begrijpen als het capture systeem kent de structuur en de logica van de formulieren. Aggregatie en indexeren Enterprise Content Management systemen capture-gehalte in verschillende formaten uit verschillende bronnen.
De inhoud wordt vervolgens same