Omdat het zo makkelijk om een email te sturen, sommige mensen niet geneigd zijn om e-mails van formele documentatie te behandelen. Een e-mail dezelfde waarde heeft als een brief. Bij het verzenden van een e-mail, wat er geschreven kan worden gebruikt als bewijsmateriaal in een rechtszaak, daarom is het verstandig om opnieuw te controleren wat er op de e-mail voor het indienen van de bestemming.
Bij het schrijven van een e-mail, moet de inhoud duidelijk zijn, zodat wie leest zal weten wat de e-mail over gaat.
Soms e-mails worden ingediend, met inhoud die geen zin helemaal niet te maken. Als de inhoud niet duidelijk zijn, zal de tijd worden verspild als het kan moeten opnieuw worden ingediend door de afzender. Correspondentie moet worden geschreven zonder spelling of grammatica fouten zo voor het indienen, proeflezen is een must.
Bij het indienen van e-mails moet worden herinnerd dat zij aan derden met alle inhoud en eerdere afzender namen kunnen worden doorgestuurd. Daarom moet bijzondere aandacht worden besteed aan de e-mail inhoud en de ontvangers adressen.
Enige informatie die niet bestemd is voor de ogen van iedereen, die kunnen bestaan uit schadelijke inhoud te wijten aan slechte taal, bekritiseren andere medewerkers of het management, roddelen of gecensureerd items mag niet worden ingediend. Dergelijke onderwerpen kunnen de afzender lenen in grote problemen, vooral als de e-mail zal eindigen in de inbox van de manager. Er zijn werknemers die zijn ontslagen uit hun baan als gevolg van e-mails die op een onbedoelde bestemming, hetzij per ongeluk of als gevolg van het doorsturen van derden eindigde geweest.
Omdat er zijn bedrijven die de correspondentie van alle werknemers in de belangrijkste server te houden, interne e-mails moeten zorgvuldig worden alvorens overwogen. Hoewel het aanvaardbaar is dat de interne e-mails zijn minder formeel dan die extern ingediend, wees voorzichtig met wat er wordt geschreven. Zelfs de toon van de e-mail moet alvorens als er e-mails hebben ontvangen, die werden begrepen en chaos volgde vooral wanneer de afzender is boos worden beschouwd.
Emails zijn een deel van het dagelijks leven geworden maar ze zijn geen spelletjes en als zodanig moeten worden behandeld met de nodige voorzichtigheid alvorens.