Meeting en event planning lijkt misschien simpel, maar professionals weten dat er meer aan het proces dan ontmoet het oog. Er zijn tal van stappen die betrokken zijn bij de planning van een succesvol evenement, te beginnen met het identificeren van de aard van de gebeurtenis die u wenst te houden en het bepalen van het doel en het gewenste resultaat van de gebeurtenis. Zodra u een datum en tijd voor uw vergadering of evenement hebt gekozen, kan de planning beginnen in alle ernst.
De eerste stap in de planning omvat het instellen van een budget voor uw evenement, door het identificeren van potentiële inkomsten en detaillering verwachte uitgaven. Dit is een gebied van event planning die voortdurend en herziening nodig, gebaseerd op de werkelijke opbrengsten en kosten. Een Certified Meeting Professional (CMP) heeft vaardigheid bewezen niet alleen vergadering en event design, maar in financieel management ook.
Julie Wong, CMP van de Event Concierge in Phoenix, Arizona, zegt: "In onze ervaring, kunnen we bijna altijd op wijzen dingen die onze klanten zijn vergeten in de begroting op te nemen." Ze benadrukt het belang van de follow-up op de kosten en het budget problemen tijdens het evenement planningsproces, uit te leggen, "Het is essentieel om te verblijven op de top van de werkelijke kosten als u door het evenement planningsproces werken. Een verandering in de prijs kan een domino-effect die een negatieve invloed kunnen hebben op het succes van het evenement.
"
Het selecteren van een locatie en het type voorziening voor uw evenement, dat in lijn is met de begroting is de volgende stap in het plannen van evenementen . Ontmoeting en event planning professionals kennen de ins en outs van de verschillende locaties en zijn relaties met het management ontwikkeld. Op basis van ervaring, ze kunnen ook aanbevelingen doen betreffende het gebruik van de ruimte, de capaciteit en de stoelopstelling.
Vanaf hier zijn er veel beslissingen worden gemaakt, met inbegrip van menu planning, de keuze van leveranciers, het bestellen van materialen, het beheer van de uitnodiging en antwoordproces en meer, afhankelijk van de omvang van de gebeurtenis. Een CMP heeft ervaring in project management, strategische planning, site management en marketing die hem /haar in staat stelt op de hoogte blijven van elk detail gedurende het gehele proces. Het CMP is de taak gaat veel verder dan alleen de oorspronkelijke planning, zoals Wong onthult.
'Wat meeting en event planners we