Doelstellingen
De doelstellingen van deze procedures zijn:
1. Zorgen dat er voldoende controles worden uitgevoerd om na te gaan bestaat dat de aansprakelijkheid voor een factuur wordt opgenomen als een verplichting en goedgekeurd voor de betaling.
2. Ervoor zorgen dat elke leveranciers facturen worden ondersteund door originele documentaire records bewijzen de bestelling werd goedgekeurd en de goederen en diensten werden ontvangen.
3.
Ervoor te zorgen dat de procedure op vorderen, koopt een ontvangst van de goederen daadwerkelijk worden uitgevoerd
Accounting Record
ministerie van Financiën zal handhaven controle rekeningen in General Legder, Dochteronderneming Ledger waaronder Schuldeiser Ledger en Fixed Asset Register.
Periodiek Verzoening
Maandelijks verzoening zal gebeuren tussen de controle rekeningen in GL en subadministraties en tussen schuldeisers en verliesrekening en de schuldeisers grootboek.
< p> Record van PO /facturen ontvangen
Alle PO ontvangen van Procurement Dept.
zal worden vastgelegd in een logboek en de informatie in het logboek zal worden getoetst aan de PO voor het eerste op het logboek.
De verwerking van facturen
Accounts Executive zullen alle relevante PO /DO ophalen /bewijsstukken uit bestand om door te gaan met de verwerking van de betaling. Geen verwerking zal worden gedaan indien de bewijsstukken niet beschikbaar zijn.
afdeling Procurement is verantwoordelijk voor de afgifte van Purchase Order (PO) en zendt de F < em> inance Afdeling Kopieer en User kopiëren naar afdeling financieren. Alle indienen van PO's naar de afdeling financiën moet worden geregistreerd in het logboek bijgehouden met de afdeling Inkoop. De verantwoordelijke Accounts Payable receptionist die de PO ontvangen, moeten zorgen voor de hoeveelheid, de hoeveelheid en leveranciers naam is hetzelfde als de PO, die voor de eerste wordt ontvangen in het logboek. De PO zal vervolgens ingediend volgens het serienummer. per afdeling Procurement De verantwoordelijke Accounts Executive zal:. 1. Stempel "Ontvangen /Date" op alle leveranciers facturen; 2. Uitzoeken alle leveranciers facturen in 2 categorieën met "Urgent" en "Niet urgent". i. Dringende leverancier facturen dwz nutsbedrijven en andere factuur in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van de bijbehorende overeenkomsten en andere rekeningen naar het oo
Het belang van goede boekhoudkundige systeem business