Additionally, kunnen er problemen zijn als het contract niet wordt verlengd als gevolg, als gevolg van problemen bij het ophalen van het oude contract. De bijzondere contract kan zelfs worden verloren aan een competitor.Retrieval inderdaad langzaam kan zijn als deze worden gehouden als papieren documenten ingediend in papieren mappen die zijn opgeslagen in archiefkasten bij het indienen van de kamers op tal van geografische locaties, zoals waarschijnlijk het geval voor een te wereldwijde onderneming.
Distributed toegang tot documenten
Een groot probleem met de op papier gebaseerde contracten is dat het moeilijk is voor andere kantoren om te verwijzen naar het. Als een ander kantoor of het hoofdkantoor advocaat nodig is om het contract herzien, zal het kantoor uit om het te faxen naar hen, of het originele document te verzenden, of hun toevlucht tot een andere soortgelijke procedure. Al deze te betrekken lokaliseren van de overeenkomst uit de vele papieren documenten opgeslagen in het bestand kamer.Een document imaging-oplossing helpt organisaties in een dergelijke situatie.
De papieren documenten kunnen worden omgezet in elektronische afbeeldingen, en verder verwerkt om ze te maken in machine-leesbare tekstdocumenten. Volgende zijn de stappen van de indexering en metadata creatie. Documenten zullen metadata zoals labels en korte samenvattingen inhoud verbonden aan them.The elektronische documenten kunnen worden opgeslagen in een centrale server die kan worden doorzocht door daartoe bevoegde personen van overal, op voorwaarde dat zij hebben toegang tot internet. Dit zou echt worden verdeeld toegang, heel anders dan de eerdere omslachtige proces.
Veiliger opslag papieren documenten hotels met de gemakkelijke toegang verschaft tot de elektronische afbeeldingen van originele documenten, zou het slechts zelden dat de originele papieren document zou moeten worden benaderd. Dit maakt het mogelijk om deze op te slaan in een aparte, speciale facilit