De E-mail Alternatief: Het gebruik van een extranet voor Online Document Sharing

De Email Alternatief: Het gebruik van een extranet voor online delen van documenten

Waarom is een extranet beter dan e-mail voor het delen van documenten? Het antwoord is simpel: e-mail is ideaal voor één-op-één communicatie, maar niet ideaal voor groepen die zich bezighouden met samenwerkingsproject. De meeste e-mailprogramma's bieden weinig - of geen - effectieve manier om uw berichten en bijlagen te prioriteren. Alles komt op dezelfde plaats, in de volgorde waarin het werd verzonden.

Met een extranet, worden alle project gerelateerde documenten automatisch vastgelegd in een map gewijd aan een project. Niet gemengd met de laatste grap circuleren rond het kantoor. Bovendien kan een extranet elke omvang document te behandelen. Met e-mail, loopt u het risico van grote attachments niet passeren de firewall bedrijf te runnen. Het delen van een power point presentatie met een groep is een perfect voorbeeld. Met e-mail, moet u de presentaties breken in kleine delen, met elke sectie bevestigd aan een aparte e-mail.

De secties komen niet op hetzelfde moment, en het kan heel verwarrend zijn voor alle betrokkenen. Stel je voor het delen van drie presentaties, elk in 3 delen, tot zes personen. Dat zou negen e-mails tot zes personen. Vierenvijftig berichten! Met behulp van een extranet, kan de presentaties tegelijk verzonden, al intact, automatisch gearchiveerd in één map project samen met de andere materialen. En iedereen heeft toegang op hetzelfde moment.

Veel extranetten het nog gemakkelijker, met behulp van automatische e-mail alerts dat de ontvangers te informeren dat de presentaties beschikbaar zijn, en het verstrekken van een commentaar functie waarmee elke gebruiker om hun point-of-view te delen. Een extranet zorgt ervoor dat belangrijke documenten naar de juiste plek, klaar voor directe respons. En het zet de bijbehorende documenten en berichten samen. Het budget, planning, strategisch plan, power point presentatie, ieders aantekeningen en opmerkingen - ze lijken allemaal op dezelfde pagina.

Geen sortering door een lange lijst van niet-verwante e-mails. Een laatste punt. Veel extranetten zijn beveiligd met 128-bits encryptie, dezelfde bescherming wordt gebruikt voor het beschermen van de financiële transacties. E-mail, aan de andere kant, kan het land in iemands handen, dat is ok als je het verzenden van de laatste grap, maar helemaal niet grappig als het gaat om de vertrouwelijkheid van uw belangrijkste documenten.