Wanneer een helpdesk oproep wordt ontvangen, moet het onmiddellijk worden opgenomen in de helpdesk-software-database, ook al is het gemakkelijk answered.Most software gegevens tools zijn heel effectief wanneer de schade is fysiek. Payroll software databases houdt een van de meest gevoelige informatie een software applicatie kan houden. Salon inventory management software databases houden ook opnieuw ordenen niveaus van individuele products.
This laatste soort gegevens groepering zorgt voor een ander niveau van informatie te comprimeren; echter, om van de ene bestandsformaat naar de andere moeten we geschikte hardware, firmware of software data lezen /schrijven drivers. Al deze informatie moet worden opgenomen in uw bedrijf onderhoud van de software database en vervolgens verfijnd in de tijd.