Een goede vergadering documentatie creëert waarde voor uzelf, uw team en uw klanten. Net als elke andere vorm van documentatie, de notulen uitgegroeid tot een record die u kunt gebruiken voor diverse zakelijke behoeften. Hoewel het maken van de notulen, is het belangrijk om zoveel mogelijk aantekeningen te maken als je kan. Je moet er rekening mee van mensen meningen, problemen of vragen, maar vooral moet je naar beneden de beslissingen die werden gemaakt schrijven.
Uw notulen moet de structuur van de agenda van de vergadering, die doorgaans wordt verzonden naar alle deelnemers aan de vergadering te volgen.
De agenda van de vergadering
Elke vergadering moet beginnen met een agenda van de vergadering. Terwijl een agenda van de vergadering is niet absoluut noodzakelijk is, is het een heel goed idee om van tevoren te plannen hoe de vergadering zal worden over. Een goed geplande agenda bespaart tijd en zorgt voor een meer productieve discussie.
U moet vooruit verzenden van de agenda van de vergadering van de tijd, zodat u de andere partijen wat de bijeenkomst is over de hoogte. Het juiste moment wanneer de agenda van de vergadering te sturen zal variëren op basis van uw vergadering dynamiek. Meestal is het het beste om de agenda van een dag of twee voor de vergadering, maar soms een paar uur van tevoren werkt goed te sturen.
Als sommige van uw agenda items nodig voorbereiding van de vergadering deelnemers, is het altijd beter om de agenda van de vergadering te sturen eerder dan later.
Als u niet zeker weet wanneer u de agenda van de vergadering te sturen, wilt u misschien overwegen het verzenden van het meerdere keren. Bijvoorbeeld voor het verzenden van de agenda een keer vroeg, met voldoende voorbereidingstijd voor de vergadering, en stuur het daarna nog een keer dichter bij de vergadering als een herinnering.
Bij het verzenden van de agenda van de vergadering altijd de gegevens van de vergadering, zoals de bijeenkomst plaats, datum en tijd, call-in nummers of videoconferencing koppelingen en wachtwoorden.
Het schrijven van de notulen
Uw notulen zijn onderdeel van uw project documentatie, en daarom, moet je ze behandelen als zodanig. Je moet zoveel gegevens mogelijk te houden en te organiseren en de vergadering materialen. Er zijn verschillende dingen die goed notulen moet hebben:
a) Datum en plaats van de vergadering, samen met andere begeleidende vergadering informatie. Er zullen momenten zijn waarop je nodig h