b) Aanwezigheid. Nemen vergadering bijwonen is erg belangrijk, vooral als er aansprakelijkheid betrokken. Met de opkomst informatie kunt u altijd zien wie aanwezig was toen beslissingen werden genomen, of wanneer bepaalde onderwerpen werden besproken.
c) Meeting notities. Schrijf zoveel als je kunt over wat er gezegd wordt, besloten of gestemd. Maak je geen zorgen over uw notities structuur of de tekstopmaak, terwijl u typt. Leg zoveel mogelijk gegevens.
Later, toen de vergadering voorbij is, breng wat tijd om goed de vergadering notities tekst op te maken.
d) Actie artikelen. Als er een actie, een to-do, of een taak, die moet worden gedaan door iemand, schrijf het op en ook de eventuele termijnen in verband met de actie-item. Het is een goed idee van de actie-items afzonderlijk geschreven te hebben, en om te voorkomen dat ze te mengen met de vergadering notities. Mensen hebben de neiging te romen over de notities tekst en uw actiepunten moeten opvallen in het rapport.
Een andere benadering van de actie-items gemakkelijk zichtbaar is om de actiepunten tekst (of de eigenaar en vervaldatum informatie) in het vet te zetten.
E-mailen van de notulen
Als u klaar bent met het schrijven , proofing en het formatteren van de notulen moet je ze sturen naar de deelnemers aan de vergadering. Bij het versturen van de notulen onder alle deelnemers, zelfs de mensen die niet wonen. De notulen zijn van grote waarde voor de mensen die niet konden deelnemen aan de vergadering in persoon. Ze kunnen reageren om de minuten met opmerkingen of vragen om opheldering.
Als de discussie evolueert na de eerste minuten te sturen, zorg ervoor dat alle opmerkingen en beslissingen die offline gebeuren worden toegevoegd aan uw vergadering notities.
Het is meestal het beste voor het verzenden van de notulen uiterlijk twee dagen na de vergadering is voorbij. Als de vergadering notulen bevatten dringende actie-items, moet u de notulen zo snel mogelijk te sturen. Deze manier zal u zorgen voor een passend antwoord uit de actie eigenaars.
Het organiseren van uw vergadering minuten
Het beheren van uw notulen effectief vereist het creëren van een goede registratie-systeem, waar u gemakkelijk kunt ophalen van de documentatie die u nodig hebt op een later tijdstip op basis van verschillende criteria lookup.
Een eenvoudige manier om een vergadering minuten management