Zowel de interne als de externe helpdesk moet helpdesk software te gebruiken om hen te helpen te organiseren evenals prioriteren van de verschillende taken en problemen.
De software bevat vaak veel functionaliteit om hen te helpen efficiënter, zoals:
* Issuemanagement
* Time management
* Discussie boards
* Wiki of een andere kennis management tool
* Automatische workflow te helpen verhogen van de kwaliteit
* Resource databank, zowel gebruikers als de hardware en de software die ze gebruiken
* De verbinding met de telefoon systeem
* Ondersteuning voor verschillende teams en skill-based management
* Chatten verbonden kwesties
* Externe portal voor klanten /gebruikers
Sinds de helpdesk nodig om preventief te werken zo goed doen de dagelijkse taken niet altijd afkomstig van de gebruikers.
Taken die moeten worden ingevuld op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis worden verzameld in de helpdesk software automatisch in- en wanneer ze moeten worden gewerkt. Dit is een geweldige functionaliteit om ervoor te zorgen dat de taken niet worden gemist. Door het doen van het preventieve werk van de helpdesk zorgt ervoor dat gebruikers de ervaring van de best mogelijke service van de IT-afdeling en de technische omgeving.
Een deel van de preventieve werk is ook verbonden met de bewakingssystemen.
Een voorbeeld is wanneer een schijf op een server is ongeveer uit de ruimte om te rennen. Het systeem van toezicht zal vaststellen dat er slechts 10% van de vrije ruimte over en automatisch een taak voor de helpdesk maakt om ruimte vrij te maken, zodat niemand in het bedrijf geen problemen zal ondervinden.
Sinds de IT-gebied breed en heeft veel verschillende experts, personele middelen gebruikt bij de helpdesk, of in ieder geval in verband met de helpdesk, zijn verdeeld in teams.
Er zouden mensen in de helpdesk die Single Point of Contact (SPOC) en, afhankelijk van wat voor soort probleem dat wordt gemeld ze ofwel lossen het zelf of stuur het naar een ander team op te lossen. Door de structuur goed gedefinieerde tijd in de helpdesk elk probleem wordt geoptimaliseerd en de gebruiker moet minder tijd voor de afgifte op te lossen wachten.
Zoals bij de meeste functies is het belangrijk om sommige soort software om informatie. Een helpd