Betekenis van Document Imaging voor Document en Record management
In sectoren zoals de gezondheidszorg en verzekeringen, het volume van de papieren documenten die in de loop van het bedrijfsleven is enorm in volume. Veel van deze papieren documenten moeten ook worden opgeslagen als records voor zakelijke en compliance purposes.The oplossing van vroeger, van het sorteren van de papieren documenten, het indienen van hen in papieren mappen, en het opslaan van de mappen in archiefkasten, zou impractical.
An zijn leger van indiening griffiers nodig zou zijn om te sorteren, file, en de papieren documenten op te slaan. Veel belangrijke documenten zijn vrij waarschijnlijk misfiled en worden "onvindbaar". Het indienen kamer is waarschijnlijk een chaotische plaats met overvolle contents.To een papieren te halen, kunnen mensen hebben te trekken uit een aantal bestanden, gaan door vele (of alle) van hen, en aan het eind, kan het document niet gevonden op all.Many van de documenten zijn waarschijnlijk in een slechte lichamelijke conditie nog oorspronkelijk.
Opgeslagen in de bovenstaande voorwaarden, zijn ze waarschijnlijk ook volledig onleesbaar en useless.It in deze context dat document imaging wordt significant geworden. Documenten worden gescand en na ontvangst verwerkt met OCR onmiddellijk of kort. Met de huidige geavanceerde scanners en OCR-technologie, kunnen uitstekende beelden zelfs onleesbare papieren documenten worden verkregen, en de gegevens kunnen worden gevalideerd, geformatteerd en opgeslagen onder relevante categories.It wordt dan mogelijk voor het personeel om de documenten te openen zonder het verplaatsen van hun werkstations.
Ze kan elk elektronisch document in een paar minuten te halen van de centrale server van het systeem, zelfs als ze zich in een verre office.In een omgeving waar het systeem betrouwbaar zorgt ervoor dat alle papieren documenten worden gescand en verwerkt