Het organiseren van een conferentie - Part 1

In de volgende week artikel zullen we de locatie van uw gekozen conferentie plaats te dekken. In de tussentijd aarzel dan niet om te reageren en vragen te stellen die niet zijn behandeld in dit artikel.

WEEK 2

In deze 2e week van dit artikel zullen we de locatie te dekken en de data waarop inkoop een conferentie plaats. Plaats en data gaan hand in hand, aangezien de meeste van de punten op te merken van elkaar afhankelijk.

Mocht lezers willen lezen of artikelen gepubliceerd op specifieke gebieden, neem dan gerust contact op met de schrijver en deze zullen worden beschouwd.

2. Plaats en data

Een aantal punten om op te merken bij het overwegen van de locatie van uw conferentie plaats zijn: -

a) Hoe zullen de afgevaardigden zijn woon-werkverkeer op de conferentie plaats? Als afgevaardigden zal rijden, rekening houden met het rijden tijd om afgevaardigden te laat aankomen vermijden. Het programma of agenda moet hiermee rekening te houden en dienovereenkomstig worden opgesteld.

b) Als de gastheer van de conferentie zal het transport van afgevaardigden van en naar de vergaderplaats, bel voor quotes van transportbedrijven of house transfers naar begroting dienovereenkomstig afgevaardigden van en naar de locatie tijdig te krijgen.

c) Als afgevaardigden zal aankomen en vertrekken door de lucht, rekening gehouden met de frequentie van de vluchten op de luchtvaartmaatschappijen van en naar de plaats van bestemming. Sommige congreslocaties in Zuid-Afrika hebben weinig vluchten, die duurder zijn dan andere bestemmingen kunnen zijn.

Zij kunnen ook niet op, zeg bijvoorbeeld een zondag, wat zal resulteren in deelnemers een extra nacht en een dag te vroeg aankomen. Houd hier rekening mee bij het instellen van uw data om ervoor te zorgen dat u een fatsoenlijke opkomst bij uw congres.

d) controleren wat andere conferenties vinden plaats op dezelfde locatie of op dezelfde bestemming als de jouwe. Vaak behoefte gedelegeerden om hun eigen accommodatie te boeken en als er veel conferenties plaatsvinden gelijktijdig op dezelfde bestemming (Sandton), kunnen hotelkamers zijn schaars en de prijzen iets hoger dan normaal.

Ook woon-werkverkeer naar het conferentiecentrum kan moeilijk zijn als de conferentie overlapt met anderen op hetzelfde tijdstip naar dezelfde bestemming of locatie.

e) Het is altijd raadzaam om de locatie te bekijken voordat de bevestiging van een reservering. De meeste hote