Document Management is het idee van hoe de documenten te beheren op een goede manier te kunnen gemakkelijk vinden ze, vind informatie in hen, spoor veranderingen in de documenten delen met andere mensen en nog steeds alleen laten zien aan de mensen die moeten in staat zijn om ze te zien. Inbegrepen in de beveiliging deel is ook in staat om te bepalen welke informatie anderen moeten zien en als ze moeten in staat zijn om de inhoud van het document te wijzigen.
In het verleden werden alle documenten op papier en opgeslagen in veilige plaatsen waar alleen de mensen met rechten om de documenten had sleutels. Het zou een soort archiefkast zijn. Deze methode wordt nog steeds gebruikt op sommige plaatsen, maar meestal wordt gecombineerd met het hebben van de documenten in een soort van Document Management System, soms verkort DMS. In het begin werden deze genaamd Electronic Document Management Systems (EDM).
Vandaag bent u in staat om Document Management Systemen die specifiek gebruikt worden voor document management, maar er zijn veel van de samenwerking software of project management software die omvatten veel van de functionaliteit die nodig is in veel bedrijven. Dit maakt het nog moeilijker om te vinden wat u zoekt, omdat je in staat om een systeem te installeren met meerdere doeleinden.
Er zijn veel verschillende functies die u in staat om met een Document Management Systeem te krijgen zijn en het is daarom belangrijk dat u na te denken over wat je nodig heeft
Sommige gebieden die u nodig hebt om te overwegen zijn:.
* Security
Veiligheid is meestal erg belangrijk is voor de meeste bedrijven en meest documentatie .
Er zijn verschillende soorten van veiligheid die moet worden beschouwd.
De eerste is de externe veiligheid.
Met onderstaande eisen aan bereikbaarheid is het belangrijk om het opzetten van het systeem op een manier zodat externe partijen geen deel uitmaken van de documenten die u niet wilt delen kan nemen.
De tweede is de interne veiligheid. Dit is meestal een beetje lastig, omdat je wilt een aantal wensen te overwegen.
Het is gebruikelijk dat u wilt documenten die toegankelijk is voor alle mensen in een afdeling zijn hebben, maar slechts een paar van de mensen moet kunnen om de informatie te wijzigen.
Het is ook gebruikelijk dat je wilt privé-documenten voor een persoon die niet toegankelijk voor iemand anders zou moeten zijn.
Het creëren van de organisatiestructuur voor het document management sy