* Samenwerking
Een van de doelen van document management systemen is om de samenwerking te verbeteren en de mensen van het document te veranderen en gemakkelijk bekijken van de laatste herziening van het document.
Dus, hoe wil je dit te laten werken? Wil je dat iedereen in staat zijn om het document op hetzelfde moment te wijzigen of wilt u een voor een toe te voegen hun veranderingen?
De eerste optie is meestal vrij lastig, maar er zijn een paar document management systemen die kunnen doe dit. De tweede oplossing is gemakkelijker en zijn er al lang. Wat meestal gebeurt is dat je "check out" van het document te veranderen. Vervolgens sluit de document voor iedereen anders te veranderen.
Zij zullen echter in staat om de vorige versie van het document (de meest recente die in het systeem) te bekijken. Wanneer u klaar bent met het wijzigen van het document dat u "check in" de gewijzigde document om het voor iedereen zichtbaar te maken.
* Toegankelijkheid
Hoe moet je in staat zijn om toegang te krijgen tot de documenten? Dat is een lastige vraag, omdat je zou willen in staat zijn om te werken met het document dat als je op reis bent en toegang tot internet hebben.
Sommige bedrijven zijn blij met het hebben van het document alleen online toegankelijk en als u wenst om het mee naar huis te nemen kunt u een kopie te maken op uw computer en offline bekijken. Als u wilt wijzigingen om het te doen u het online. Er zijn echter ook een aantal bedrijven die moeten in staat zijn om de mogelijkheid om ook veranderen het document offline te verwerken.
* Document formats
Welke documenten wilt u in staat zijn om te hebben in uw document management systeem en hoe je wilt dat ze worden beheerd?
Sommige systemen kunt u werken binnen het systeem voor alle wijzigingen van een document. Sommige systemen open de eigenlijke software om in te werken, bijvoorbeeld MS Word. Het is belangrijk dat je nadenkt over hoe je dit te laten werken. Dit is ook belangrijk als we kijken naar het volgende punt, hoe om te kunnen zoeken en het document dat u zoekt.
* Mogelijkheid om te zoeken
Je moet nadenken over hoe te zijn kunnen zoeken naar het document. Een oplossing is om meta-informatie over het