Once een document niet meer waren, werd het naar het depot afdeling. Een bediende naargelang van alle documenten in de juiste vakjes en later haalde de inhoud van elk gat en geplaatst hen in de juiste folders.At het einde van de sessie werden de folders terug in relevante archiefkasten. In een groot kantoor, misschien honderd archiefkasten nodig zijn om tegemoet al het papier en een groot genoeg bestand ruimte was nodig om het depot cabinets.That tegemoet was de typische opslag scenario in een eerder tijdperk (en misschien nog in sommige ouderwetse kantoren).
Enter Computers en Document Imaging
Met de komst van computers, kan het volume van het papier worden verminderd. Kopieën van de computer gemaakte documenten kunnen worden afgedrukt als en wanneer dat nodig is, en er was geen noodzaak om meerdere kopieën te gebruiken tijdens het typen van een document (en op te slaan totdat het nodig is) .Networked systemen mogelijk meerdere afdelingen te verwijzen naar documenten die zijn opgeslagen in een centrale server en verminderde de noodzaak om uit te printen documenten voor het verzenden naar andere departments.
The Internet kon papier volumes nog verder terug te dringen. Correspondentie kan worden door middel van e-mails en reacties kunnen worden opgeslagen op de computer itself.Document beeldvorming en enterprise content management systemen veranderd het hele scenario dramatisch. Papieren documenten kunnen worden omgezet in elektronische documenten, en geïntegreerd in de onderneming content.With het vertrouwen dat elektronische kopieën (en files) zijn beschikbaar indien nodig, veel van de originele documenten kunnen worden versnipperd keer gedaan.
Alleen die documenten die had onder een wet worden bewaard, of die nodig kunnen zijn voor geschillen, moest worden bewaard in het bestand rooms.With toenemende acceptatie van elektronische documenten als wettelijk bewijs, papier kan worden vernietigd om een nog