Receptionisten zijn als een advertentie voor hun bedrijf en als zodanig moet een professionele houding te projecteren in de omgang met de bezoekers.
Elke klant of bezoeker die bellen naar de receptie zal worden begroet door de dienstdoende receptionist, daarom is het belangrijk dat de receptioniste beleefd, behulpzaam en vriendelijk moet zijn en een indruk dat ze efficiënt en in staat is te geven .
Een nette en opgeruimde uitstraling is van het allergrootste belang omdat het niet zal doen om klanten afgeschrikt door ongeschikte kapsels, extravagante kleding of een gebrek aan hygiëne. Zelfs een receptioniste, die is voor het roken te praten met een bezoeker kan een onaangename geur van haar, die onaangenaam kunnen hebben. Receptionisten die niet zorgen voor hun uiterlijk wel rekening kunnen diverse klanten verliezen voor hun bedrijf en om deze reden, sommige bedrijven bieden hun receptionisten met uniformen die slim en aantrekkelijk zijn.
Bij het beantwoorden van de telefoon, moet receptionisten worden opgeleid om beleefd te spreken zoals het is zeer afknapper een stem die is onbeleefd aan de telefoon te horen. Receptionisten moeten geduldig zijn en hebben de mogelijkheid rustig met alle klanten te blijven, zelfs met de meest moeilijke degenen of wanneer zij worden geconfronteerd met boze of onbeschofte klanten. Ze moeten verschillende strategieën te ontwikkelen voor het kalmeren van boze klanten en voor het omgaan met bepaalde situaties.
Taken gevraagd van receptionisten moeten efficiënt en met een minimum aan gedoe worden uitgevoerd. Telefoongesprekken moet correct worden gericht aan de betrokken personfor gesprekken verkeerd gericht kan heel frustrerend zijn als het verlies in het bedrijfsleven of de verkoop kan betekenen. Dit geldt ook voor gemiste oproepen en berichten verkeerd genomen.
Een efficiënte receptioniste moet in staat zijn om koel te blijven, terwijl het uitzoeken van problemen. Het gaat niet om een receptionist om bezoekers in een frazzled begroeten en gestrest staat.
Bureaus of tellers zijn essentiële meubels in recepties als bij de receptioniste gevraagd om wat informatie te verstrekken, met een bureau tussen de receptioniste en de klant zal de indruk geven van een persoonlijke aandacht te geven.
Een professionele receptionist die genoeg charisma om klanten aan te trekken terwijl ze koel in geval van nood is een aanwinst voor elk bedrijf en als zodanig moeten worden gekoesterd en gewaardeerd door het bedrijf in